Правда в том, что успех любой проектной стратегии во многом зависит от степени участия в ней заинтересованных сторон. Чем выше вовлеченность, тем выше качество коммуникации, что максимально упрощает и ускоряет работу команды. А если их несколько? Как управлять несколькими заинтересованными сторонами в проекте? Давайте посмотрим.
Немного дизайна Dribbble
Кто заинтересован в проекте?
Стейкхолдеры — это все люди в агентстве цифровых продуктов , которые участвуют в проекте и так или иначе зависят от него или влияют на ход работы.
Поскольку работа со стейкхолдерами — одна из основных задач команды дизайнеров, менеджеров проектов, а иногда и бизнес-аналитиков, им важно найти подход друг к другу, правильно расставить приоритеты и организовать свое взаимодействие, чтобы не отставать от сроков.
Как управлять несколькими заинтересованными сторонами: практические советы
Если взять усредненную команду дизайнеров, внутри команды бизнес-аналитик будет тем, кто чаще всего общается с PM, архитектором, дизайнером, Dev Lead + QA Lead, если он есть. Так как все эти люди коллеги, проблемы в построении коммуникации между ними возникают не так часто.
Однако с внешними заинтересованными сторонами на стороне клиента — PO (владелец продукта), SME (эксперт в предметной области, если есть), технический руководитель (это может быть Arch, CTO, технический менеджер продукта) и спонсор — ситуация может отличаться.
Если проект новый, бизнес-аналитикам часто приходится разрабатывать новые процессы вовлечения с нуля, чтобы выстроить эффективные отношения с каждым из них.
Эти задачи сильно пересекаются с управленческими, но направлены на анализ бизнеса клиента, включая все заинтересованные стороны со стороны клиента. БА формирует список ключевых участников, затем ранжирует каждую позицию по определенным критериям: экспертиза, уровень влияния на решения по проекту, наличие времени и так далее. Таким образом, управлять всеми этими людьми становится еще сложнее.
Чтобы упростить задачу, можно воспользоваться несколькими практическими советами. Итак, вы можете рассмотреть некоторые из них:
1) Дизайн-мышление
Дизайн-мышление — это подход к разработке, который часто используется в дизайне, управлении продуктами и стартапах. Идея состоит в том, чтобы разбить работу над продуктом на несколько простых этапов (итераций), которые также позволяют упростить процесс коммуникации:
- Понимать
Нужно понять суть проблемы, которую потенциально может решить продукт, и согласовать ее между всеми участниками с самого начала.
- сопереживать
Поставьте себя на место вашего потенциального пользователя и поймите проблемы, с которыми они столкнулись, чтобы подчеркнуть самые важные проблемы, которые необходимо устранить.
- Определять
Выявить наиболее серьезные проблемы пользователей; четко сформулировать их для того, чтобы в дальнейшем разработать способы предоставления информации о том, как их решить с помощью продукта.
- Идеи
Идеи позволяют продолжать дизайнерское мышление, чтобы придумывать реальные решения еще до того, как вы что-то создадите. Устраните здесь ошибки, если они есть.
- Опытный образец
Создавайте прототип только тогда, когда вы прошли все предыдущие этапы, а не для того, чтобы создать продукт, а затем обнаружить, что у него есть недостатки.
- Тест
Обеспечение качества происходит после того, как вы протестируете функциональный прототип. Не путайте себя, если вы ошибетесь на начальном этапе, с тестами, которые вы уже делаете для устранения мелких дефектов в прототипах. Проводите тестирование функций, а не идеи. Идея и ваши гипотезы должны быть проверены с самого начала.
Плюсы:
- Повышает вовлеченность заинтересованных сторон.
Они лучше понимают: что бизнес-аналитик делает на проекте, как мы, как и вся остальная команда, как формируются требования, как происходит коммуникация и т. д.
- Выделяет ожидания ключевых участников проекта.
Понятно, чего и кто ждет от совместной работы. Также эти данные можно легко перенести с доски в документы и отчеты стейкхолдеров.
- Может использоваться на любой стадии проекта.
Его можно инициировать как в начале, так и в середине или даже на последних этапах работы.
Минусы:
- Требуется обучение заинтересованных сторон.
Естественно, вы должны объяснить им, что такое Дизайн-мышление, как оно работает, зачем оно нужно и если вы так работаете, то почему и они должны.
- Процесс занимает много времени.
Нужно организовать всех участников, затем проанализировать данные, разработать дальнейший процесс и привести все это в формальную форму, которая будет понятна всем. Результат может удовлетворить большинство, но не всех заинтересованных сторон. Это верно для всех процессов, растянутых во времени.
Когда подавать заявку?
Дизайн-мышление можно использовать в любой организации для сложного проекта, когда стоит задача разработать процесс взаимодействия с большим количеством стейкхолдеров с нуля или изменить текущий формат уже в процессе. Он эффективен как в случае одиночной локации, так и в случае распределенных команд.
Таким образом, подход дизайн-мышления может успешно применяться не только при разработке продукта, но и при создании процессов взаимодействия бизнес-аналитиков и стейкхолдеров.
В итоге, если результаты всех этапов удовлетворяют требованиям к задаче, решение запускается дальше в производство. Если есть недочеты, всегда есть возможность вернуться к любому из этапов и еще раз проанализировать все шаги. В целом, они помогают быстро собрать всех заинтересованных лиц вместе с членами команды. Попробуй. Кроме того, попробуйте совместить дизайн и бизнес-мышление .
2) Личность пользователя для заинтересованных сторон
User Persona — техника, широко используемая дизайнерами. Идея в том, что они придумывают персонажа (будущего пользователя), который обладает жизненно важными для продукта характеристиками. Потом их описывают, и уже на основе этих данных. Разработан дизайн, который призван порадовать будущих пользователей. В Stakeholder Persona все то же самое, только вместо персонажа мы используем данные реального человека — известного нам стейкхолдера.
В результате построения персон мы получаем достаточно данных, благодаря анализу которых мы можем лучше понять характер стейкхолдеров, их мотивацию и подходы к работе.
Плюсы:
- Структурирование знаний.
Имеется необходимый пул важных характеристик стейкхолдеров, по ним осуществляется поиск данных и их запись в удобной для бизнес-аналитика форме. Обычно составляются таблицы, где левая часть представляет собой интересующий запрос, а правая — данные по нему или более. Вот пример из Uxpin:
- Легко собирать данные.
Это можно сделать во время общения с ключевыми участниками проекта или в ходе быстрого интервью с тем же руководителем проекта во время адаптации.
- Легко обмениваться данными.
Когда на проекте появляются новые люди и им тоже нужно общаться со стейкхолдерами, они получают все данные о человеке в удобном формате.
Минусы:
Такой подход является крайне ресурсоемким и трудоемким, из-за чего не всегда целесообразен. BA или любой другой ответственный член команды должен приложить усилия, чтобы действительно вести учет всех подобных вещей.
Когда подавать заявку?
Персона стейкхолдера очень полезна для долгосрочных проектов с очень большим списком стейкхолдеров. Им предстоит валидировать требования, а для этого важно, чтобы они быстро давали обратную связь и предоставляли качественную информацию. Без хороших отношений между бизнес-аналитиком и заинтересованными сторонами этот процесс трудно эффективно выстроить даже на небольшом проекте, а в случае с крупным сделать это вполне реально. И этот структурированный подход только упрощает задачу.
3) Управляйте естественно
Если у вас мало времени или есть другие причины пропустить вышеупомянутые способы, то, как вы эффективно управляете всеми заинтересованными сторонами, просто управляется естественным образом. Здесь вы можете сделать это бесплатно, например:
- Обобщите статус каждой заинтересованной стороны.
- Решите, чего вы хотите от каждой заинтересованной стороны.
- Определите свое ключевое сообщение для каждой заинтересованной стороны.
- Определите свой подход к общению с заинтересованными сторонами.
- Реализуйте свой план управления заинтересованными сторонами и т. д.
Убедитесь, что вы определили их и внимательно следите за ними. Четко определить заинтересованные стороны и выяснить, что их мотивирует, выслушивая то, что они говорят, встречаясь с ними тет-а-тет и поддерживая связь, по крайней мере, настолько, насколько это возможно.
Кроме того, не забывайте использовать мощный инструмент для эффективного планирования и управления проектами в Интернете. Некоторые из них вы можете попробовать бесплатно, если вы еще не понимаете, что лучше для вас. Когда вы экономите время и укладываетесь в сроки с идеальной простой в использовании системой управления проектами инструмент. Кроме того, будьте в курсе всех участников процесса, включая заинтересованные стороны, в кратчайшие сроки.
Заключение
Есть несколько практических способов весело провести время с заинтересованными сторонами в дизайн-проектах. Вы сами выбираете, какой из них использовать или нет. Не все из них могут быть хороши с точки зрения вашего конкретного случая. Умение правильно выстраивать отношения и процесс взаимодействия со стейкхолдерами — одна из главных задач, поэтому разумно знать хотя бы различные инструменты и техники, которые могут в этом помочь. Stakeholder Persona и Design Thinking определенно находятся в ТОПе самых эффективных, но не стесняйтесь использовать любой подход, который вам нравится. Правильно применяя их на практике, вы всегда сможете лучше понять, как управлять стейкхолдерами, наладить комфортную, а главное продуктивную работу с любым количеством стейкхолдеров, вне зависимости от уровня проекта. Удачи!