Написать запрос предложения часто означает гарантировать отличное и точное предложение от разработчиков и хорошо сделанный проект в итоге. Это будет вовремя, в рамках бюджета и высокого качества. Итак, давайте рассмотрим некоторые рекомендации, как подготовить RFP, чтобы и клиент, и команда разработчиков остались на одной волне.
Что такое РФП?
RFP или запрос предложений — это исходная проблема, документ, предназначенный для отправки разработчикам с изложением всех требований к техническому стеку , инструментам и другим ресурсам, которые необходимо предоставить для выполнения проекта клиента.
В нем отражаются цели клиента по достижению KPI, критерии проведения тендера, если таковые имеются, и другие важные показатели.
Что должно быть в запросе предложений?
С чего начать и что включить в этот формат документа? Есть пара деталей, которые нужно объяснить как клиенту агентству по развитию, так и наоборот.
1. Предыстория и введение
Опишите все необходимое в двух-трех абзацах. От целей, задач, требований, ограничений в целом. Вы еще не раз вернетесь к этому блоку в процессе написания документа, чтобы исправить его, но начать с него необходимо. И постарайтесь сделать его максимально компактным и информативным.
2. Цели проекта и объем услуг
Бренд должен определить основные маркетинговые цели и бизнес-цели, которых они хотят достичь.
Бизнес-цели — это то, что необходимо для эффективного управления проектами. При написании целей нужно помнить о двух вещах:
- Цель любой деятельности лежит за рамками этой деятельности. То есть цель разработки веб-сайта — не продать товар, а повысить качество обслуживания клиентов, предоставив еще один канал связи.
- Разработка системы B2B — это не создание программного обеспечения для взаимодействия с клиентами через сеть. Скорее для снижения затрат и увеличения оборота за счет автоматизации и т.д.
3. Ожидаемое время
Цель также должна быть измеримой и ограниченной во времени. Например, завершить цифровую трансформацию бизнеса до 2022 года и т. д. Подумайте о графике или сроках запуска вашего проекта, обдумывайте и завершайте.
Агентство здесь может заниматься созданием презентаций и сосредоточиться на том, как лучше всего показать продукт. Бренд может назначить даты и выбрать финалистов, которые подготовят лучшие презентации.
4. Бюджет
Компания должна установить бюджет для оценки своих внутренних и внешних ресурсов, того, как будет управляться проект и какие показатели потребуются для определения его эффективности. Агентство, принимающее заказ, должно сформулировать множество вопросов к бренду: потребности бизнеса и пользователей, ресурсы, формат контента, наличие стейкхолдеров и т. д.
5. Общение
Бренд рассказывает о своих маркетинговых целях и выделяет наиболее приоритетные в заданном бюджете. Он знакомит агентство с его структурой и обсуждает наилучшую форму взаимоотношений и сотрудничества. Агентство получает представление об организации компании, подписывает необходимые отчетные документы, разрабатывает план работы и коммуникационную стратегию. Оба остаются на одной странице.
Процесс написания запроса на предложение
Как и любой другой официальный документ RFP, тип документа о закупках используется для запроса предложений по продуктам или услугам от потенциальных продавцов. В некоторых областях промышленности этот термин может иметь более узкое или специальное значение и должен быть оформлен соответствующим образом. Тем не менее, вот что может включать в себя процесс RFP разработки.
1. Сбор требований RFP
Собирая требования, цели и задачи, опишите их так, чтобы потенциальный подрядчик понял, добиваются ли нынешние клиенты такого же успеха. Обратите внимание на критерии успешности проекта. Также важно установить целевые показатели.
2. Составление вашего запроса предложений
Бизнес-требования и сценарии — это способы достижения ваших целей и задач. Очень важно подробно описать этот момент при составлении вашего запроса предложений. Функциональность не означает полного соответствия процессу.
Функциональные требования означают определенный набор функций, которыми должна обладать система. Эту часть описывает бизнес/системный аналитик.
Кроме того, необходимо включить нефункциональные требования. Вот примеры нефункциональных требований, которые могут быть в вашем списке, но этот список не является окончательным.
Кроме того, вы можете создать то, что входит в MVP ? Agile или водопад предпочтительнее? По приоритетам список сценариев и требований, которые должны быть реализованы в первую очередь и т.д.
Выбирайте Agile, если:
- вы лично и несколько ваших коллег готовы отдать 80%-100% своего времени полностью иммерсивному проекту.
- у вас достаточно компетенций и вы готовы погрузиться в разработку вместе с разработчиками,
- вы готовы разделить риски за срыв сроков или за низкое качество работы подрядчика,
- и вы, и исполнитель понимаете, что в данный момент не нормально собирать требования, потому что они еще не до конца придуманы, а нужно начинать работать, в силу потребностей рынка, бизнеса или любых других.
Большая ошибка писать RFP, который каждый разработчик будет понимать по-своему. Тогда предложения от разных застройщиков, в конце концов, нельзя сравнивать.
Выбирайте Водопад , если:
- вы переходите на относительно стандартный проект, который вы уже делали раньше,
- ты прекрасно понимаешь, чего хочешь, прямо здесь, прямо сейчас,
- вы не готовы уделять значительную часть своего времени контролю и общению с разработчиками,
- вам важно знать , сколько будет стоить разработка прямо сейчас, и важно, чтобы это было головной болью подрядчика, как в ограниченный бюджет внести качество,
- вам важно знать, когда разработка будет завершена,
- и важно, чтобы подрядчик нес финансовую ответственность за соблюдение сроков.
3. Создание и заполнение договора
После того, как вы подготовили текст запроса предложений, следующим шагом будет сравнение всех участников как-то после получения коммерческих предложений. Вы оцениваете всех участников. Вы создаете и подписываете свой контракт на основе ответа. Кроме того, вы вернетесь к нему, когда что-то пойдет не так или пойдет не так в процессе разработки. Вот почему написание ответа так важно для компании-заказчика.
3 совета о том, как составить документ RFP
Чтобы сделать все правильно с документом, не упустить ни одной детали, вы можете воспользоваться основными советами по запросу предложений, которые вы найдете ниже.
1. Создайте библиотеку стандартных вопросов, разделов и шаблонов
Когда вы закончите с требованиями и т. д., подготовьте подборку часто задаваемых вопросов и других популярных запросов, которые могут сэкономить время и усилия при переходе к делу. Если вы не представляете, как это сделать, воспользуйтесь советами по написанию RFP.
2. Будьте максимально прозрачными
Описывая любую часть документа, лучше быть ясным и прозрачным в своих целях, потребностях, ресурсах и так далее. Чем точнее документ, тем качественнее работа будет выполнена в итоге. Используйте рекомендации, чтобы уточнить, как писать RFP.
3. Настройте и оптимизируйте свой шаблон
Не слишком привыкайте к своему стандартному шаблону RFP. Некоторые респонденты могут часто добавлять дополнительные вопросы каждый раз, когда у вас появляется новый клиент. Итак, расскажите об истории вашей организации, о том, чем она занимается и чем занимаетесь вы. Создайте раздел, описывающий стандартные положения и условия вашей компании, чтобы использовать его в любом шаблоне запроса предложений и т. д. Короче говоря, прорабатывайте его каждый раз.
Заключение
Как написать запрос на предложение — это то, что должны знать и клиенты, и разработчики, чтобы построить эффективный процесс. Конечно, сложно отметить все детали в общем описании. Тем не менее, лучше понимать, что каждый из шагов по созданию ЗП – это кропотливая работа.
После того, как вы подготовили текстовый запрос предложений, следующий шаг — как-то сравнить всех участников после получения коммерческих предложений, если мы говорим о том, чтобы сделать лучший выбор среди разработчиков.
Не стесняйтесь узнать больше о том, как создать запрос предложения с Arisweb, нажав связаться с нами.